안녕하세요, 오피스넥스트 팀입니다.

외부 커뮤니케이션 시 가장 많이 이용하는 도구 중 하나는 메일이죠. ✉️

메일을 통해 외부와 많은 정보를 주고받는 만큼, 민감 정보가 유출될 위험도 걱정도 많은 것이 사실입니다.

메일을 주고받을 때 정보 유출이 걱정된다면, 오피스메일의 보안 메일 기능을 적극적으로 활용해 보세요.

✉️ 보안 메일이란?

보안 메일은 정보를 외부로 공유할 때 보호가 필요한 내용을 안전하게 전달하기 위한 메일 송수신 방법입니다.

• 보안 옵션 선택 : 메일 작성 시 보안 옵션에서 [기밀]을 선택해 메일을 작성할 수 있습니다.
• 만료 기한 설정 : 1일 후 / 1주 후 / 1개월 후 / 6개월 후 / 1년 후 만료 중 하나로 만료 일자를 지정할 수 있습니다.
• 인증 코드 입력 : 수신자는 [이메일 보기] 선택 후 6자리 인증 코드를 입력해야 메일 내용을 열람할 수 있습니다.
• 만료 기한이 지난 보안 메일은 인증을 완료한 수신자라도 열람할 수 없습니다.

🔒 보안 메일 설정하기

• 오피스메일 작성 창 상단의 도구 모음 중 자물쇠 아이콘을 클릭하면 보안 옵션 창이 열립니다.
• 옵션 드롭다운을 열고 [기밀]을 선택합니다.

• [기밀] 옵션을 선택하면 하단의 만료 기한도 선택할 수 있어요. 만료 기한은 아래 옵션 중에서 선택할 수 있습니다.
• 1일 후 만료
• 1주 후 만료
• 1개월 후 만료
• 6개월 후 만료
• 1년 후 만료
• 기간과 만료 일자를 확인했다면 창 하단의 [저장]을 누릅니다.

📤 보안 메일 보내기

보안 옵션 설정 내용을 저장하면 오피스메일 상단 도구 모음과 메일 하단에 보안 메일이 활성화된 내용을 확인할 수 있어요.

• 상단 도구 모음 자물쇠 모양이 붉은색으로 활성화됩니다.
• 메일 내용 하단에 1) 메일의 만료 일자 2) 비밀 모드가 활성화된 점, 3) 만료일 이후에는 메일 확인이 불가한 점이 함께 표시돼요.
• 하단의 [편집] 버튼을 누르면 보안 옵션을 다시 열어 메일 만료 기간을 수정할 수 있고, [취소] 버튼을 누르면 보안 메일 설정이 해제됩니다.

• 보안 메일을 발송하면 [보낸 편지함] > 메일 상세 내용 하단에서도 보안 상태를 확인할 수 있어요.
• [액세스 권한 취소] 버튼을 클릭하면 만료일이 남아 있더라도 수신자의 메일 접근 권한을 미리 취소할 수 있습니다.

📥 보안 메일 받기

보안 메일은 본문 내용을 바로 열람할 수 없어요. 아래의 별도 인증 과정을 거쳐야만 열람이 가능합니다.

[보안 메일 내용 열람 방법]

1. 보안 메일을 클릭하면 아래와 같은 보안 메일 안내 문구가 나타나요. 하단의 [이메일 보기] 버튼을 클릭해 별도의 인증 코드를 발송해야 합니다.

2. 인증 코드가 포함된 메일이 수신되면, 해당 메일 내 6자리 인증코드를 인증 화면에서 입력해 주세요.

3. 인증 코드를 입력하면 아래와 같이 보안 메일 내용을 열람할 수 있습니다.

• 보안 메일에서는 복사 방지용 워터마크로 수신인의 이메일 주소가 희미하게 표시돼요.
• 보안 메일 우측 상단에는 발신자가 정한 만료일이 표시됩니다. 이 기간이 지나면 인증을 완료하더라도 메일 내용을 확인할 수 없으니, 반드시 만료 기간 내에 메일을 열람해 주세요.

🪄 보안 메일, 이럴 때 보내세요

• 채용 합격 통보 또는 연봉 계약 협상 메일 발송 : 연봉이나 인적 사항은 매우 민감한 개인 정보이므로 보안 메일로 타인의 열람을 방지
• 사내 주요 공지 및 자산 비밀번호 전달 : 대외비 사내 공지, 전사 공유 시 시스템이나 자산 비밀번호가 포함된 내용은 보안 메일로 안전하게 전달
• 신규 프로젝트 관련 제안서 및 기능 요청서 공유 : 제품 신기능이나 기능 요구 사항들이 포함된 제안서를 안전하게 공유해 대외비 내용 경쟁사 유출 방지

중요 정보를 메일로 보낼 때마다 혹시 모를 유출 사고로 불안하셨나요?
이제 오피스메일 보안 기능을 통해 민감한 정보도 안전하게 공유하고, 더 똑똑한 메일 커뮤니케이션에만 집중해 보세요.

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