계속 쌓이고 쌓이는 메일함에 원하는 메일을 바로바로 찾기 어렵잖아요. 

'누가 딱 중요한 것만 핵심 요약해서 보여주면 참 좋을텐데'라고 생각한 적 있으시죠?

오피스넥스트로 가능합니다!

오피스넥스트는 AI 요약·정리 기능으로 메일 제목과 내용을 보기 쉽게 요약해서 보여주고,

자동분류로 중요 메일을 우선적으로 빠르게 확인할 수 있어요. 

이게 바로 스마트워크의 시작이죠.😎 일잘러가 될 수 있는 AI 메일 기능 아래에서 더 자세하게 말씀드릴게요!

| 자동 분류로 중요 메일만 빠르게 확인해요

쌓이고 쌓이는 업무 메일과 스팸 메일 때문에 정작 빠르게 확인이 필요한 중요 메일을 놓치기 쉽죠. 

특히 외근이나 휴가를 다녀오면 그동안 확인하지 못했던 메일들이 정말 많이 쌓여있잖아요. 

오피스넥스트는 이럴 때 하나하나 훑어보지 않고 중요한 메일부터 확인할 수 있습니다.

조직도와 화이트리스트 기반의 자동 분류 덕분에 함께 일하는 동료가 보낸 메일, 혹은 주요 협력 업체의 메일만 빠르게 확인할 수 있어요. 

받은 편지함의 자동 분류는 전체/중요/회사/뉴스/기타 총 5개의 카테고리로 이루어져 있어요.

✅메일 카테고리 분류 - (1) 중요

공용 연락처에 등록된 사용자가 보낸 메일이나, 앱 사용자가 직접 '중요'로 설정한 메일은 중요 카테고리로 분류돼요.

직접 지정은 '기타' 카테고리로 분류된 메일만 가능하며, 보낸 사람 옆에 나타나는 을 눌러서 중요 메일로 설정할 수 있습니다.

💡중요메일 선택 전(기타)

💡 중요메일 선택 후(기타 > 중요)

*️⃣공용 연락처/AI 연락처란?

• 공용 연락처
  • 회사 내에서 공용으로 사용되는 연락처로, 서버에 등록되어있는 사내 모든 조직 구성원에게 공유되는 연락처예요.
  • 주로 주요 고객/거래처의 연락처가 등록되어 중요 메일을 빠르게 확인하는 데 도움이 돼요.
  • 고객/거래처는 누구나 등록 및 삭제할 수 있습니다.

• AI 연락처
  • 직접 등록해야 하는 공용 연락처와 달리, AI가 자동으로 연락처를 등록해요.
  • 메일을 자주 주고받는 대상의 메일 서명 정보를 추출해요.
  • 번거롭게 메일 주소 관리를 하지 않아도 돼요.

✅메일 카테고리 분류 - (2)회사

같은 도메인을 사용하고, 조직도에 회사 직원으로 등록된 메일은 '회사' 분류로 이동해요.

회사로 분류된 메일의 보낸 사람 이메일 주소 옆에  아이콘이 표시됩니다.

오피스넥스트 메일은 IMAP 연동을 지원하고 있어 사용 중인 회사의 도메인을 그대로 메일 주소로 사용할 수도 있어요.

✅메일 카테고리 분류 - (3)뉴스

요즘 트렌드나 업계 정보를 담은 뉴스레터를 많이들 구독하시잖아요.

사용자가 구독한 메일이나 외부에서 보내온 뉴스/소식/업데이트/안내 등의 메일은 뉴스 분류로 이동합니다. 

뉴스로 분류된 메일의 보낸 사람 이메일 주소 옆에는  아이콘이 표시됩니다.

✅메일 카테고리 분류 - (4)기타

사용자가 중요로 지정하지 않고, 공용 연락처에 등록되지도 않았으며, 회사로 등록되지 않은 나머지 모든 메일은 기타 분류로 이동합니다. 

* 기타로 분류된 보낸 사람 이메일 주소 옆에는 가 표시되며, 클릭 시 로 변경되면서 중요 분류로 이동합니다.

✅메일 카테고리 분류 - (5)전체

위와 같은 분류에 따라 보지 않고, 모든 메일을 시간 순으로 정렬하여 보여줍니다. 

🤨: 왜 저는 회사/뉴스 탭이 안 보일까요?

회사에서 기존 외부 메일 서비스를 이용하고 있는 계정이 Office365인 경우, 메일 목록 창은 전체/중요/기타 3개의 카테고리로 분류됩니다. 

Microsoft Outlook이나 Office365 계정의 경우, 중요 받은 편지함 사용 여부를 활성화했다면 표시됩니다.

✅유해 메일 차단 기능

밀려오는 유해 메일은 스팸 필터링으로 차단해요. 

국내 1위 메일 보안솔루션인 스팸스나이퍼가 스팸, 바이러스, 악성코드, 랜섬웨어 등을 사전 필터링하여 안전한 메일 환경을 제공합니다. 

피싱 및 기타 유해 메일로부터 안심하고 업무하세요!

| AI 요약·정리로 메일의 핵심만 확인해요

* 모든 AI 기능은 별도 옵션으로 제공합니다.

✅AI 요약

보통 받은 편지함 목록에는 메일 제목과 본문의 첫 줄이 노출되곤 하죠.

하지만 오피스넥스트 메일은 기존의 방식을 과감히 벗어나, 실제 이메일이 담고 있는 내용을 한 문장 내외로 요약하여 표시합니다. 

받은 메일함만 보고도 긴급하게 대응할 필요가 있는 업무인지 쉽게 파악할 수 있다는 장점이 있습니다.

✅AI 정리 - 일정/업무

본문 상단에는 AI가 분석한 일정, 업무, 기타 정보가 추출되어 나타납니다.

AI 편지함의 경우 기본으로 노출되며, 받은 편지함 등에서는  아이콘 옆 화살표를 눌러 AI 정리 내용을 확인할 수 있습니다.

• 일정
  • 메일 내용에서 일시와 장소가 명확한 내용을 파악하여 일정 형태로 표시합니다.
  • 추출된 일정은 캘린더에 바로 추가할 수 있고, AI 대시보드에서 확인 가능합니다.
• 업무
  • 메일 내용에서 업무와 담당자, 기한을 파악하여 진행 상태 아이콘과 함께 표시됩니다.
    • 할 일 (): 요청된 업무 또는 진행 중인 업무라고 판단되는 내용이 있는 경우에 표시됩니다.

    • 지연 (): 업무가 기한 내에 진행되지 않을 경우에 표시됩니다.

    • 완료 (): 업무가 처리되었을 경우에 표시됩니다.

  • 추출된 업무는 AI 대시보드에서 확인 가능합니다.

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✅AI 번역

AI 요약 정보는 사용자가 사용하는 주 언어로 제공되는데요.

따라서 메일 내용이 외국어더라도, 사용하는 언어로 번역해서 표시됩니다. (영어/한국어/일본어 지원)

번거롭게 번역기를 사용하지 않고도 긴 외국어 메일의 핵심 내용을 파악할 수 있어요.

| AI 대시보드 & AI 에이전트가 업무를 지원해요

* 모든 AI 기능은 별도 옵션으로 제공합니다.

✅AI 대시보드

AI 대시보드에서 사용자의 이메일에서 AI 정리를 통해 추출된 일정과 업무를 한눈에 볼 수 있어요.

칸반보드 형태의 UI로 업무 진행 상황을 쉽게 파악할 수 있죠.

우측 상단의 필터 기능으로 메일 카테고리(중요, 회사, 뉴스, 기타)별로 업무를 확인할 수 있습니다.

• 업무
  • 이메일에서 추출한 업무를 진행 상태에 따라 분류하여 보여줍니다.
  • 할 일(To Do), 지연(Overdue), 완료(Completed) 구분된 열에 최신 순으로 나열됩니다.
  • 동일 스레드 메일에서 추출된 업무들은 카드 왼쪽의 막대 선으로 연결되어 그룹화된 업무임을 나타냅니다.
    
• 일정
  • 캘린더 뷰: 이메일에서 추출된 일정을 캘린더의 아젠다(Agenda) 형식으로 표시해서 보여줍니다.
  • 과거 일정: ‘오늘 기준 1일 전’까지만 표시됩니다.
  • 미래 일정: 스크롤을 통해 예정된 일정을 확인할 수 있습니다.

✅AI 에이전트

AI 에이전트는 회사에서 사용하는 모든 사용자의 이메일을 학습하여 답변하는 자연어 대화형 인터페이스입니다.

사용자의 질문 또는 요청에 따라 실시간 답변 및 문서, 이메일 스레드 등의 탐색 기능을 제공하며,

사내에 흩어져 있는 모든 리소스를 탐색하여 사용자가 원하는 정보를 요약해 답변합니다.

왼쪽에 표시되는 이전 대화 목록에서 질문 히스토리를 확인할 수 있고,

답변의 출처가 되는 원본 이메일과 해당 메일이 포함된 스레드도 한 화면에서 모아볼 수 있습니다.

| 올인원 협업툴 오피스넥스트, 메일에 노트 삽입하기

오피스넥스트가 업무에 필요한 모든 걸 한번에 모은 똑똑한 서비스라는 거 잊지 않으셨죠?

오피스넥스트 노트에 로그인한 상태라면, 노트 공간에 저장된 자료를 바로 불러와 메일에 첨부할 수 있어요.

1️⃣메일 작성 툴바의 가장 왼쪽에 있는 오피스넥스트 아이콘을 누르면, 본인 계정의 공간을 선택할 수 있는 팝업이 나타납니다.

2️⃣공간을 선택하면, 해당 공간에 저장된 노트 목록이 표시됩니다. 

3️⃣메일에 첨부할 노트를 선택하고 '추가'를 눌러 메일에 추가할 수 있어요.

4️⃣메일 안에 첨부된 링크는 AI가 내용을 요약해 줍니다.

발신자는 문서를 일일이 찾아 첨부할 필요 없어서 좋고, 수신자는 링크를 들어가기 전 어떤 내용인지 빠르게 확인할 수 있어서 좋고!

스마트한 협업을 오피스넥스트로 시작해보세요.

| 스레드 기능으로 아무리 쌓여도 헷갈리지 않는 히스토리 찾기

업무 메일을 여러 사람과 동시에 주고 받다보면, 메일함을 깔끔하게 유지하기는 쉽지 않잖아요.

메일이 너무 많이 쌓여서 상대방과 이전에 어떤 메일을 주고 받았는지 확인하기 번거로웠던 적, 다들 있으시죠? 

오피스넥스트 메일에서는 같은 제목의 메일에 답장/전달 등을 주고 받았다면,

그 메일을 한 번에 확인할 수 있도록 메일 스레드(Thread) 기능을 제공해요.

✅메일 스레드(Thread) 기능

메일 스레드는 하나의 주제에 관해 서로 정보를 주고 받은 하나의 문서 대화 목록이에요.

메일은 특히나 채팅처럼 실시간 소통이 아니기 때문에, 어떤 내용을 주고 받았는지 바로 생각나지 않을 때가 많은데요. 

스레드를 통해서 상대방과 과거에 주고받았던 내용들을 한번에 볼 수 있어서 업무 히스토리 파악에 용이해요.

*️⃣메일 스레드 : PC

스레드로 이어지는 메일은 메일 목록에서 숫자로 표시되는데요. 해당 숫자는 몇 개의 대화 메일을 주고 받았는지를 의미합니다.

맨 왼쪽 화살표 아이콘을 클릭하면 주고받은 메일 목록이 펼쳐져 스레드를 확인할 수 있어요.

가장 마지막으로 주고받은 메일의 체크박스가 선택되어 표시되고, 해당 메일의 내용이 우측 메일 창에 표시됩니다.

더 이전의 메일 내용이 궁금하다면 체크박스를 옮겨 확인할 수 있어요.

스레드 기능 덕분에 일일이 예전 대화 기록을 찾을 필요없이 한번에 확인이 가능하고, 메일함도 깔끔하게 유지할 수 있겠죠?

*️⃣메일 스레드 : 모바일

모바일 환경에서는 스레드가 채팅 화면처럼 구성되어 어떤 메일을 주고 받았는지 직관적으로 확인할 수 있어요.

모바일에서는 주고 받은 메일 내에 첨부됐던 파일들을 한 번에 확인할 수 있답니다.

상단 우측 메뉴  아이콘을 눌러 주고받은 사진/동영상/파일을 확인해 보세요.

파일이 첨부된 메일을 하나 하나 찾을 필요없이 한 공간에서 모두 확인할 수 있어서 시간을 효율적으로 사용할 수 있어요.

| 오피스넥스트 메일, 모바일 앱으로도 만나보세요

외근이나 출장 등 PC로 메일을 바로 확인하기 어려운 상황도 종종 있잖아요.

전용 모바일 앱을 설치하면 언제 어디서나 간편하게 메일을 확인할 수 있습니다.

| 오피스넥스트 메일로 똑똑하게 소통할 준비를 마치셨나요?

자동 분류부터 AI 요약까지 오피스넥스트 메일의 기능을 함께 알아봤습니다.

혹시 아직 해결되지 않은 궁금증이 있다면, 메일 사용자 가이드를 참고해 주세요!

더이상 복잡한 메일 관리에 시간을 쏟지 마세요.

오피스넥스트와 함께라면, 중요한 메일을 빠르게 확인하고 AI가 정리한 핵심 내용만 간편하게 파악할 수 있어요. 

AI로 실현하는 스마트워크, 오피스넥스트로 업무 시간을 줄이고 완성도는 높이세요!

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